Privacy & Cookie beleid

Privacy statement Koele Kar

Koele Kar gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij gebruiken alleen gegevens die nodig zijn om aanvragen te behandelen, reserveringen uit te voeren, contact te onderhouden, onze administratie te voeren en onze website goed te laten werken.

Dit privacy statement legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

Koele Kar is gevestigd in Hekendorp, gemeente Oudewater. U kunt ons bereiken via info@koelekar.nl of 06-10600033.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, een aanvraag doet, een aanhanger reserveert of onze website gebruikt.

Het gaat om gegevens zoals:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• adres of bezorglocatie;

• bedrijfsnaam wanneer u zakelijk huurt;

• factuurgegevens;

• reserveringsgegevens, zoals huurdatum, huurperiode, type aanhanger en ophaal- of bezorgafspraak;

• correspondentie via e-mail, telefoon, WhatsApp of contactformulier;

• betaalgegevens voor zover nodig om betaling te verwerken;

• gegevens over schade, storing, boetes of bijzonderheden tijdens de huurperiode;

• technische websitegegevens, zoals cookievoorkeuren en gegevens over het gebruik van de website.

Wanneer dit nodig is voor veilige verhuur, kunnen wij bij het ophalen of afleveren controleren of de bestuurder over een passend rijbewijs beschikt. Wij maken standaard geen kopie van het rijbewijs.

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• beantwoorden van vragen;

• controleren van beschikbaarheid;

• maken en bevestigen van reserveringen;

• uitvoeren van de verhuurovereenkomst;

• bezorgen en ophalen van aanhangers;

• contact opnemen over praktische afspraken;

• verwerken van betalingen en facturen;

• voeren van administratie;

• afhandelen van schade, storingen, boetes, klachten of geschillen;

• verbeteren van onze website en dienstverlening;

• beveiligen van onze website en systemen;

• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor verkoop aan derden.

3. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van deze grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst of voorbereiding daarop;

• wettelijke verplichting, zoals fiscale administratie;

• gerechtvaardigd belang, zoals klantencontact, schadeafhandeling, bewijsvoering en beveiliging;

• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of wanneer u zelf gegevens verstrekt via het contactformulier.

U kunt toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden.

4. Contactformulier, e-mail, telefoon en WhatsApp

Wanneer u het contactformulier gebruikt, telefonisch contact opneemt, mailt of een bericht stuurt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden en uw aanvraag te behandelen.

De website vraagt bij het contactformulier om naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Wij vragen niet meer gegevens dan nodig is om u goed te kunnen helpen.

5. Reserveringen en verhuuradministratie

Bij een reservering verwerken wij gegevens die nodig zijn om de huur goed uit te voeren. Denk aan de huurperiode, het type aanhanger, de plaats van ophalen of bezorgen, contactgegevens en betaal- of factuurgegevens.

Wanneer tijdens de huurperiode schade, storing, vermissing, te late terugkeer, extra reiniging of een boete ontstaat, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om dit correct af te handelen.

6. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website veilig en goed te laten functioneren. Daarnaast kan de website functionele cookies, prestatiecookies en marketingcookies gebruiken. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner.

U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op de website.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• website- en hostingpartijen;

• e-mail- en formulierdiensten;

• boekhouder of administratiekantoor;

• betaalprovider wanneer u digitaal betaalt;

• verzekeraar of schade-expert bij schade;

• incassopartij, juridisch adviseur of rechter wanneer betaling of schadeafhandeling dat noodzakelijk maakt;

• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken.

Wij hanteren in de praktijk de volgende bewaartermijnen:

• contactaanvragen zonder reservering: maximaal 12 maanden;

• reserveringsgegevens en verhuurafspraken: maximaal 7 jaar wanneer deze onderdeel zijn van de administratie;

• facturen en financiële administratie: 7 jaar;

• schade- en klachtendossiers: zolang nodig is voor afhandeling en bewijsvoering, met een maximum van 7 jaar na afronding;

• cookievoorkeuren en technische websitegegevens: zolang nodig is voor de werking, beveiliging en analyse van de website.

Wanneer een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor een lopend geschil, bewaren wij gegevens langer.

9. Beveiliging

Koele Kar neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen wanneer daar recht op bestaat;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• verwerking te laten beperken;

• gegevens over te laten dragen wanneer dat technisch mogelijk en wettelijk van toepassing is;

• toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek sturen naar info@koelekar.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan.

11. Klacht over privacy

Heeft u een vraag of klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@koelekar.nl of 06-10600033. Wij zoeken graag naar een praktische oplossing.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen wanneer onze website, dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op onze website.

Laatst bijgewerkt: 19 juni 2026